共创一流 | 数智财务助力“齐鲁之翼”展翅翱翔——山航股份业财资税一体化转型之路

财务共享作为财务发展变革的大潮流、大趋势,是众多集团企业财务变革和转型的重要途径和模式。山东航空股份有限公司(以下简称“山航股份”)携手浪潮海岳共同打造财务共享模式,推动企业业财资税一体化协同发展,提高财务管控力度与战略支撑能力。

建设背景

山航股份经营范围包括国际、国内航空客货运输等业务,立足于山东主基地,先后成立了厦门、重庆、北京等分公司,有效地架起了山东与国内主要城市以及周边国家的沟通桥梁,服务山东经济社会发展。公司管理信息化工作起步较早,先后应用过多个系统,各系统独立应用,缺乏有效衔接。开启财务共享模式建设前,税务、资金、合同等领域仍实行线下管理,缺乏数字化工具支撑。同时,总部下属多个部门和分公司和营业部存在范围大、地域广、人员多等问题,财务人员被日常琐碎、重复工作所牵绊,工作量大,效率低,传统的财务管理模式已经无法适应新的管理要求。

结合所在行业特点和企业需求,山航股份携手浪潮海岳精准施策,像管理飞机零部件一样高度重视内部管理,打造具有行业、企业特色的财资税一体化管控平台,持续加强成本费用精细化核算,优化资源配置,提高财务管理效率与服务质量,推动财务管理变革以提高公司经济效益,提升企业竞争力。

建设内容

整体规划,梳理标准高、要求细、接口多的需求方案

山航股份将财务数智化建设列入公司十四五规划重点工作,各部门高度重视,形成以信息部门牵头,业务部门为主的数智化规划小组,从2019年初开始围绕费控、资金、预算、税务等业务展开,并充分考虑与各业务系统的集成,提高管理效率、促进业务协同。为此,分业务、多批次开展需求调研、座谈交流和产品演示,最终形成高规格、可落地、细化到流程节点和表单设计的《IT项目业务需求申报说明书》,为信息化落地实施打下坚实的基础。

顶层设计,充分考虑个性化需求

山航股份以提高运营效率、降低管理风险为目标,构建业财资税档一体化的综合管控平台,围绕预算、报账、资金、税务、核算、会计档案等业务,打破与各业务系统间的壁垒,实现高效协同。在项目建设过程中,充分考虑个性化管理需求,让系统建设与管理相得益彰,具体如下:

(一)跨组织报账自动化处理

山航股份员工报账根据业务归属原则,满足跨组织报账业务处理。当员工报账时,系统根据发票中的购买方信息,自动识别带出核算组织,实现跨组织费用核算的自动化处理,提高核算效率。

(二)异地轮值休假报销控制

针对异地轮值人员休假,提供差旅报销次数限制。通过与人力系统定期同步轮值人员,在进行异地轮值休假报账时,系统自动根据休假人员和属地检查报销次数,如超出规定次数,给予预警,禁止提报。

(三)外汇结算核销控制

针对飞机购买、航材购买等外币支付业务,实现外汇结算核销全流程管理。外汇支付区分现汇、有外币户购汇、无外币户购汇三种场景,每种场景都需要系统与银行线下业务相结合,实现结算办理与申报单信息勾选匹配,并将匹配后的结算信息回填报账单自动完成核销,有效解决现汇、购汇、小币种结算、汇率、本位币匹配等一系列问题,提高外汇结算核销效率。

精益管理,构建高效管理体系

(一)预算精细化管控

山航股份通过费用预算系统,实现精细化费用管控。费用预算类型区分部门包干费用、归口费用、专项费用,细化了15类约400多项费用项目,十几张预算报表,实现从预算编制、预算汇总、预算调整、预算控制到执行分析的全过程管理。在业务报账时,关联预算部门、预算项目,对超出预算额度,给予预警控制,落实了山航股份费用预算管控策略。

(二)费用精细化核算

山航股份的费用类型多,共规划梳理了7类流程30多个报账单类型,涵盖借款类、费用报销类、成本付款类等业务,各项成本费用管理流程与业务紧密结合,如培训费、托儿费、医药费等费用都比较复杂,与人力系统紧密关联后,实现人员范围和费用标准的严格管控。尤其是山航股份的培训费种类多、金额大、分摊细,与人力系统定期同步人员培训记录,并将每笔费用分摊到个人。在系统中可以查询每个人的培训记录和费用明细,并与人事动态关联控制,实现培训费从费用发生到摊销的全过程管控。

(三)资金计划全方位管控

山航股份资金计划同样需要精细化管理,区分费用类、成本类、融资类,与生产经营全过程相关联。费用类业务从未结算的报账单据中引入;成本类从业务系统直接推送;融资类细分贷款、融资、票据兑付等业务,定时从资金系统中自动推送,形成资金计划池。通过资金计划池定期生成资金月度计划和资金周计划,周计划受月计划控制。同时依据资金头寸,平衡并更新资金周计划,充分保障生产经营,又不造成资金闲置浪费。

同时,报账结算时依据费用项目自动匹配资金计划的款项性质,实现“无计划不付款,超计划不付款”的管控。

建设成效

(一)重塑财务三分体系,促进财务变革

在财务组织上,按照财务三分的原则,重新梳理总部财务、属地财务和共享财务的职能,对财务部人员的职能进行了重塑。总部财务主要负责财务相关会计、税务等政策制度的制定,预算的编制和调整审批,资金账户、资金调度的统一管理和收入核算。属地财务撤掉驻部门财务,只保留分公司财务,负责合同的审定、分公司预算编制的审核和税务事项的办理。基于扁平化组织的特点,在公司成立虚拟的共享中心,并按业务范围进行分组,由共享财务在业务范围内对全公司所有的成本费用、资金收付进行核算,实现总部集中审核、集中支付、凭证自动生成,自动生成凭证覆盖率由10%提高到90%以上。

(二)通过共享模式,加强财务管控

利用财务共享模式,财资税一体化平台以加强一体化管控、强化内控、提升效率为目标,以预算管理为核心,将各项财务成本费用核算要求纳入系统,实现财务管理制度体系的标准规范执行。同时系统建设提升了自动化处理效率,并确保各类成本费用的合规性,加强了风险管控。

(三)实现端到端的业财资税档一体化协同

山航股份财资税一体化平台建设过程中,业财融合是重点,从端到端全流程闭环视角出发,与山航股份十几个业务系统集成,打通前中后台业务链条,强化了流程各环节之间的业务协同、数据共享。

例如在机队的飞机模拟机付款业务处理中,通过机队管理系统的应付记录,推送形成共享系统的资金计划和飞机模拟机付款单,付款完成后将银行电子回单及付款记录返回至机队管理系统,生成财务凭证,推送至前端业务系统。并将前端业务系统返回的凭证信息,回传到共享报账单据上,同步推送到税务管理系统,形成进项发票的认证抵扣依据。最后将共享的单据与前端业务系统凭证记录关联,归档形成电子档案,实现业务端到端全流程的一体化协同。

目前山航股份正在围绕资产管理、数电票管理、财务数据分析等业务领域深化应用,发挥业务自动化和数据可视化作用。未来,浪潮海岳将继续助力山航股份在RPA、人工智能、大数据等新技术在财务领域的深化应用,提升智能化管理水平,充分发挥数据价值,推动企业数智化转型发展。

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